In veel bedrijven doet het MT van tijd tot tijd een “heisessie” met elkaar; een paar dagen in een hotel om samen aan de slag te gaan met de bedrijfsvisie, strategie of een pittig organisatievraagstuk, waarvoor een passende aanpak moet worden bedacht. Er wordt bewust even afstand genomen van het bedrijf en de dagelijkse beslommeringen. Meestal wordt gekozen voor een prettige locatie, een hotel in een natuurlijke omgeving. Dat hoeft niet perse de heide te zijn, maar daar komt wel de naam “heisessie” vandaan. De prettige locatie dient ter ontspanning, want heisessies zijn meestal behoorlijk intensief, met diepgaande, soms ook pittige discussies die de hele dag en vaak ook ’s avonds tot aan het diner doorgaan. Daarom blijft het MT meestal ook overnachten op de locatie. Tussen de besprekingen door kan men dan even buiten uitwaaien, bijvoorbeeld een wandeling maken om even alles los te laten.
Goede voorbereiding belangrijk
Hoe nuttig zijn heisessies nou? Van belang is dat zo’n sessie heel goed worden voorbereid: wat is de huidige stand van zaken in de organisatie, niet alleen met het MT, maar ook in de verschillende organisatie-onderdelen? In welke markt opereert het bedrijf, wie zijn de (gewenste) klanten, met welke partijen wordt samengewerkt? Welke producten of diensten levert het bedrijf? Welke kant wil men op met het bedrijf? Welke wensen hebben de MT-leden persoonlijk en welke resultaten willen ze met elkaar bereiken? Wat is de organisatiecultuur en hoe gaan de MT- leden met elkaar en met medewerkers om? Durven ze open en eerlijk met elkaar in gesprek te gaan of moet daar juist iets aan gebeuren tijdens de heisessie, zodat men daadwerkelijk tot een door het hele MT gedragen visie, strategie of oplossing voor het vraagstuk komt.
Externe procesbegeleiding er bij
Daarom wordt het MT tijdens een heisessie meestal door een externe procesbegeleider begeleid. De procesbegeleider bereidt op basis van de voorbesprekingen een programma voor waarin de verschillende wensen en doelstellingen voor de heisessie zijn verwerkt. Maar het is géén training met een vaststaand programma. Waar nodig of gewenst kan van het programma worden afgeweken om bijvoorbeeld meer tijd en ruimte aan een inhoudelijke discussie te geven of het MT te helpen om meer inzicht te krijgen in hun eigen kwaliteiten en valkuilen, wat ten goede komt aan de kwaliteit van het overleg, de onderlinge samenwerking en het te bereiken resultaat.
Rol procesbegeleider
De procesbegeleider is gedurende de hele heisessie intensief bezig met het proces: wordt er goed naar elkaar geluisterd? Wat zijn onuitgesproken zaken die boven tafel moeten komen om de discussie verder te helpen? Welke emoties en beleving spelen een rol bij inhoudelijke discussies? De procesbegeleider laat dat expliciet aan de orde komen door vragen te stellen en te confronteren.
Behalve kennis en ervaring met groepsprocessen en competentieontwikkeling, is het ook van belang dat de procesbegeleider zich van tevoren goed verdiept heeft in de organisatie, zodat de juiste inhoudelijke, verdiepende vragen gesteld worden om bijvoorbeeld de visie of strategie helder te krijgen.
Daarnaast zorgt de procesbegeleider ervoor dat er steeds momenten van ontspanning zijn; even een pauze, even bewegen, even naar buiten of net even een andere werkvorm.
Hoe na heisessie verder met de resultaten?
Als het een effectieve heisessie is geweest, dan zijn de MT-leden met elkaar tot de gewenste resultaten gekomen; de visie en strategie zijn geformuleerd, er is een aanpak bedacht voor het vraagstuk, de MT-leden hebben elkaar beter leren kennen en ondanks een stevige inspanning is er positieve energie. Van belang is dan om te bespreken hoe zij hiermee terug gaan naar hun organisatie en hoe zij hun medewerkers, klanten en andere partijen bij het (denk)proces gaan betrekken dat zij zelf hebben doorlopen. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers opmerken dat het MT weer wat bedacht heeft op de hei, zonder hen erbij te betrekken. Ook is het van belang om vervolgacties te bespreken, zodat het ingezette proces doorgaat. Een belangrijke aandachtspunt hierbij is hoe het MT ervoor gaat zorgen dat het proces dat ze met elkaar beleefd hebben tijdens de heisessie niet aan het einde van de heisessie stopt. Dit kan bijvoorbeeld door heldere afspraken te maken over hoe zij voortaan hun MT vergaderingen gaan invullen.
Op zoek naar procesbegeleider voor heisessie?
Als ervaren procesbegeleider help ik MT’s graag bij de invulling, vormgeving en begeleiding van hun heisessies. Altijd een uitdaging, maar het levert telkens weer voldoening op om te zien dat een MT na een heisessie anders met elkaar omgaat en weet wat hen te doen staat als ze de volgende dag weer aanwezig zijn in hun organisatie.