Gebruik persoonsgegevens

Contactformulier

Via het contactformulier op de website vraag ik om de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
E-mailadres
IP-adres
Uw naam en e-mailadres gebruik ik om uw vragen over producten en diensten te kunnen beantwoorden. Deze gegevens worden elektronisch opgeslagen voor mogelijk toekomstig contact over hetzelfde of andere onderwerpen, tenzij u een verzoek doet om vergeten te worden.

IP-adressen worden gebruikt om de opzet en inhoud van de website en het bijbehorende aanbod van producten en diensten optimaal aan te laten sluiten bij de behoefte van bezoekers.

De website van Competente Organisaties maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand met informatie erop. Die informatie gaat over uw gedrag op de website. Bijvoorbeeld welke pagina’s u hebt bekeken en welke gegevens u hebt ingevuld. De website kan deze informatie gebruiken als u de site opnieuw bezoekt.

Deze cookies worden puur functioneel gebruikt om de website beter te laten werken en om het makkelijker te maken om te website te gebruiken. Cookies onthouden bijvoorbeeld uw inloggegevens. Hierdoor hoeft u de volgende keer niet opnieuw in te loggen.

De website www.competenteorganisaties.nl meldt u om welke cookies het gaat en waarvoor deze worden gebruikt en vraagt u om toestemming voor het plaatsen van een cookie. U kunt de cookies zelf verwijderen van uw computer, tablet of smartphone. U kunt in de helpfunctie van uw internetbrowser opzoeken hoe u cookies verwijdert of blokkeert. Op de www.veiliginternetten.nl leest u meer hierover.

Individuele coaching van managers en professionals

Als u zich aanmeldt of wordt aangemeld voor individuele coaching dan vraag ik

Voor- en achternaam
E-mail adres
Telefoonnummer
Functiebenaming
Naam en locatiegegevens organisatie (bezoekadres)
Factuurgegevens organisatie
Tijdens het kennismakings- en intakegesprek vraag ik aanvullende informatie zoals leeftijd, loopbaangeschiedenis, opleidingsniveau en eventueel uw functiebeschrijving. Ook vraag ik naar specifieke aandachtspunten, vraagstukken, problemen en doelen waar u in de coaching graag aan wilt werken.

Deze informatie verwerk ik in een concept coaching voorstel, tevens offerte dat ik aan u en uw directe leidinggevende voorleg ter goedkeuring en instemming. Ik vraag u op het concept te reageren, alvorens ik een definitieve versie maak. Pas als u en uw leidinggevende het eens zijn met de inhoud, maak ik een definitief voorstel, waarvan u beiden een exemplaar ontvangt.

Ik gebruik het voorstel tijdens de coaching om de voortgang van het proces te bewaken en regelmatig met u en uw leidinggevende tijdens een drie gesprek te bespreken of we de juiste koers varen en resultaat boeken in de van tevoren bepaalde doelstellingen, of er bijstelling nodig is en hoe we verder gaan. Ook gebruik ik het voorstel bij de eindevaluatie met u en uw leidinggevende om vast te kunnen stellen of de coaching succesvol is geweest.

Ik maak doorgaans geen notities tijdens coachsessies, maar vraag u om zelf notities te maken van zaken die voor u belangrijk zijn. Als ik toch bepaalde zaken noteer, bijvoorbeeld om samen verder aan te werken tijdens een volgende sessie, dan vraag ik daarvoor uw toestemming. U kunt desgewenst een kopie hiervan krijgen. Ik bewaar alle informatie en gegevens in uw persoonlijke dossier. Niets daarvan wordt gedeeld met of verstrekt aan anderen, zonder uw toestemming. Ook informatie die tijdens de coaching sessies mondeling wordt besproken, blijft tussen ons, tenzij u nadrukkelijk toestemming hebt gegeven om deze informatie met anderen te delen.

Uw persoonlijke dossier wordt bewaard voor mogelijk toekomstig contact of vervolg over hetzelfde of andere onderwerpen, tenzij u een verzoek indient om vergeten te worden. Ook na afronding van een coaching traject wordt de inhoud van uw dossier nooit gedeeld met anderen.

De betalingsgegeven (facturen) worden bewaard zo lang als nodig is om te voldoen aan administratieve wettelijke verplichtingen.

Teamcoaching en procesbegeleiding

Als een team zich aanmeldt of aangemeld wordt door de leidinggevende voor teamcoaching of procesbegeleiding dan gebruik ik

Voor en achternaam van de opdrachtgever
E-mail adres opdrachtgever
Voor- en achternaam van de deelnemers
Telefoonnummers van relevante contactpersonen (zoals van opdrachtgever/leidinggevende en secretaresse)
Functies van teamleden
Naam en locatiegegevens organisatie (bezoekadres)
Factuurgegevens organisatie

Ik maak een conceptvoorstel / offerte op basis van een kennismakings-/intakegesprek met de opdrachtgever, meestal de leidinggevende van het team, soms ook met één of meerdere teamleden. In dit voorstel verwerk ik de beginsituatie, de gewenste eindresultaten, de specifieke aandachtspunten, vraagstukken, problemen en doelen waar in de teamcoaching/procesbegeleiding aan gewerkt moet worden.

Dit concept leg ik voor aan de opdrachtgever voor bijstelling en ter goedkeuring/ instemming. De opdrachtgever bepaalt zelf of het concept en/of de definitieve versie met het gehele team wordt gedeeld of niet. Eventueel adviseer ik daarin. Van het definitieve voorstel ontvangt uitsluitend de opdrachtgever een exemplaar van mij.

Ik gebruik het voorstel tijdens het teamcoaching traject om de voortgang van het proces te bewaken en om tussentijds en aan het einde van het traject met de opdrachtgever en het team te evalueren of het gewenste resultaat is bereikt.

Aan het begin van het teamtraject spreek ik met het team af dat alles wat besproken wordt binnenskamers blijft, tenzij daar andere afspraken over worden gemaakt. Deze afspraken gelden ook voor mij.

Notulen, verslagen en actielijsten naar aanleiding van de teamsessies worden door mij bewaard in een teamdossier. Dit dossier wordt bewaard voor mogelijk toekomstig contact of vervolg over hetzelfde of andere onderwerpen, tenzij de opdrachtgever een verzoek indient om het dossier te vernietigen. De inhoud van het dossier wordt nooit gedeeld met anderen.

De betalingsgegeven (facturen) worden bewaard zo lang als nodig is om te voldoen aan administratieve wettelijke verplichtingen.

Trainingen, workshops, denktanks en programma’s

Voor trainingen, workshops en programma’s gebruik ik

Voor- en achternaam van de opdrachtgever
E-mailadres van de opdrachtgever
Voor- en achternaam van de deelnemers
E-mail adres van de deelnemers
Telefoonnummer van de deelnemers
Naam en locatiegegevens van de organisatie van de deelnemers (bij open inschrijvingen)
Functies van deelnemers
Telefoonnummer opdrachtgever en eventueel van de secretaresse
Naam en locatiegegevens organisatie opdrachtgever (bezoekadres)
Facturatiegegevens van de opdrachtgever
Facturatiegegevens van de deelnemers (bij open inschrijvingen)

Voor in-company trainingen, workshops en programma’s maak ik een voorstel / offerte op basis van een gesprek met de opdrachtgever. In dit voorstel verwerk ik de uitgangssituatie, aandachtspunten en de doelstellingen van de training, workshop of het programma. Het voorstel / de offerte leg ik ter goedkeuring voor aan de opdrachtgever.

Bij open trainingen melden deelnemers zich aan via een aanmeldingsformulier, waarop ik hun contact -en facturatiegegevens vraag.

Bij zowel in-company als open trainingen, workshops en programma’s ontvangen deelnemers een uitnodiging met het programma, doelstellingen en werkwijze per e-mail. Hiervoor gebruik ik de e-mailadressen van de deelnemers. Indien geen bezwaar van deelnemers, kan er bij open trainingen eventueel ook een deelnemerslijst worden bijgevoegd. Hiervoor vraag ik toestemming via het aanmeldingsformulier (bij open trainingen).

Persoonsgegevens van deelnemers worden tijdens de training, workshop of het programma gebruikt, voor de facturatie achteraf. Telefoonnummers van deelnemers worden gebruikt om hen te bellen als ze zonder bericht afwezig of te laat zijn.

Aan het begin van de training, workshop of programma spreek ik met de deelnemers af dat vertrouwelijke informatie, zoals feedback over gedrag tijdens het programma, niet naar buiten wordt gebracht, tenzij daar andere afspraken over worden gemaakt. Deze afspraken gelden ook voor mij.

De training, workshop of het programma wordt altijd afgesloten met een mondelinge en/of schriftelijke evaluatie met de deelnemers. De schriftelijke evaluatie is altijd anoniem. De evaluatieresultaten van in-company programma’s worden naderhand met de opdrachtgever besproken. Eventueel ontvangt de opdrachtgever een schriftelijke uitwerking van de evaluatiegegevens. Reacties van deelnemers kunnen worden gebruikt voor PR doeleinden, zoals plaatsing op de website. Hiervoor wordt van tevoren om toestemming gevraagd.

De contactgegevens van de deelnemers en van de opdrachtgever en de schriftelijke evaluatiegegevens worden bewaard in een trainingsdossier ten behoeve van mogelijk toekomstig contact over hetzelfde of andere onderwerpen, tenzij iemand een verzoek doet om vergeten te worden. De inhoud van het dossier wordt nooit gedeeld met anderen.

Contact- en betalingsgegevens van de opdrachtgever en bij open trainingen van de deelnemers worden gebruikt voor de facturatie. De betalingsgegevens worden bewaard zo lang als nodig is om te voldoen aan administratieve wettelijke verplichtingen.

Voor het maken van foto’s of filmpjes tijdens trainingen, workshops, denktanks of programma’s voor PR doelstellingen, bijvoorbeeld voor plaatsing op de website van Competente Organisaties, wordt nadrukkelijk toestemming aan deelnemers gevraagd. Deelnemers kunnen te allen tijde verzoeken om het beeldmateriaal waarop zij zelf herkenbaar zijn, te verwijderen.

Organisatieontwikkeling

Voor opdrachten in het kader van organisatieontwikkeling, zoals organisatieontwikkelingsplannen, opleidingsplannen, opleidingen, trainingen en workshops ontwikkelen of inhuren, opleidingsadvisering en persoonlijke ontwikkelingsplannen ontwerpen, of een lerende organisatie creëren gebruik ik

Voor- en achternaam van de opdrachtgever
E-mail adres opdrachtgever
Voor- en achternaam van andere betrokkenen
E-mail adres van andere betrokkenen
Telefoonnummer van opdrachtgever en andere betrokkenen
Naam en locatiegegevens van de organisatie van opdrachtgever (bezoekadres)
Functie van opdrachtgever en andere betrokkenen
Naam en locatiegegevens organisatie (bezoekadres)
Facturatiegegevens van de opdrachtgever

Voor opdrachten in het kader van organisatieontwikkeling werk ik voorstellen en plannen van aanpak uit op basis van één of meerdere gesprekken met de opdrachtgever en andere betrokkenen, zoals een MT. Ik gebruik de contactgegevens van betrokkenen om afspraken te kunnen maken voor overleg. Ik gebruik de contactgegevens van de opdrachtgever ook voor de offerte. Indien ik bijeenkomsten begeleid om bijvoorbeeld tot een visie op organisatieontwikkeling te komen, dan ontvangen betrokkenen daarvan een verslag per e-mail.

Contact- en betalingsgegevens van de opdrachtgever worden gebruikt voor de facturatie. De betalingsgegevens worden bewaard zo lang als nodig is om te voldoen aan administratieve wettelijke verplichtingen.

In organisatieontwikkelingsplannen, opleidingsplannen, ontwerpen van trainingen, workshops, programma’s of persoonlijke ontwikkelingsplannen, of een voorstel voor het creëren van een lerende organisatie gebruik ik geen persoonsgegevens. In de plannen staat alleen voor welke doelgroep of afdeling in het algemeen het programma of plan bedoeld is.

Opleidingsadviezen in het kader van organisatieontwikkeling werk ik altijd schriftelijk uit voor de opdrachtgever. Omdat het hier om adviezen voor (delen van) de organisatie gaat en niet om persoonlijk opleidingsadvies, maak ik geen gebruik van persoonsgegevens. De opdrachtgever bepaalt zelf met wie het voorstel wordt gedeeld.

Toekomstlab.

Toekomstlab. organiseer ik samen met Ilona Jens van JVtv. Voor Toekomstlab. gebruiken we

Voor- en achternaam van de opdrachtgever
E-mail adres van de opdrachtgever
Telefoonnummer van de opdrachtgever
Naam en locatiegegevens van de organisatie (bezoekadres)
Functie opdrachtgever (Indien een school: rector/afdelingsdirecteur of decaan)
Telefoonnummer opdrachtgever en eventueel van de secretaresse
Naam en locatiegegevens organisatie (bezoekadres)
Facturatiegegevens van de opdrachtgever
Voor- en achternaam deelnemers van Toekomstlab. (docenten en leerlingen)
E-mail adressen deelnemers
Opleidingsniveau en -jaar van deelnemers (indien leerlingen)

We gebruiken de contactgegevens van de opdrachtgever en de locatiegegevens van de organisatie (bezoekadres) voor het kennismakings- en intakegesprek. Een op maat gemaakt programma van Toekomstlab. met prijsopgave wordt ter goedkeuring besproken met – en per e-mail verstuurd naar de opdrachtgever.

Deelnemers aan Toekomstlab. (docenten en leerlingen) ontvangen voor aanvang van het programma een digitale uitnodiging met het programma, doelstellingen en werkwijze per e-mail. De school zorgt er zelf voor dat de leerlingen de uitnodiging ontvangen via de daartoe gebruikelijke kanalen op school.

De school verleent ons (tijdelijk) toegang tot de wifi van school, zodat we via de wifi filmpjes en andere materiaal van Toekomstlab. kunnen laten zien. We maken uitsluitend voor dit doel gebruik van de wifi.

Via school en met toestemming van de school ontvangen we een digitaal overzicht van deelnemende leerlingen met voor- en achternaam, opleidingsniveau, e-mail adres en klassenindeling. Dit overzicht gebruiken we voor het regelen van bedrijfsbezoeken voor – en met leerlingen. We gebruiken e-mailadressen van leerlingen uitsluitend om met hen te communiceren over mogelijkheden voor een bedrijfsbezoek en om hen te kunnen begeleiden in het netwerken. Deze overzichten worden via school met ons gedeeld via Google Drive. We slaan deze overzichten nergens anders op. De school kan op deze wijze te allen tijde deze lijsten verwijderen.

Toekomstlab. wordt altijd afgesloten met een digitale evaluatie voor docenten en leerlingen Deze evaluatie is altijd anoniem, tenzij iemand zelf besluit zijn of haar naam toe te voegen. De evaluatieresultaten bespreken we naderhand met de opdrachtgever om vast te kunnen stellen of het programma naar tevredenheid is verlopen en voor bijstelling van eventuele volgende programma’s. Eventueel ontvangt de opdrachtgever een schriftelijke uitwerking van de evaluatiegegevens.

Voor het maken van foto’s of filmpjes tijdens Toekomstlab. voor PR (bijvoorbeeld voor plaatsing op de website van Toekomstlab. of in een nieuwsbrief) vragen we schriftelijk toestemming (aan de ouders als het om minderjarigen gaat). Deelnemers en/of hun ouders kunnen te allen tijde verzoeken om het beeldmateriaal te verwijderen.

Reacties van deelnemers kunnen worden gebruikt voor PR doeleinden, zoals plaatsing op de website. Hiervoor vragen wij van tevoren om toestemming.

De contactgegevens van de opdrachtgever en de schriftelijke evaluatiegegevens worden bewaard in een dossier van Toekomstlab. ten behoeve van mogelijk toekomstig contact over hetzelfde of andere onderwerpen, tenzij de opdrachtgever een verzoek doet om vergeten te worden. De inhoud van het dossier wordt nooit gedeeld met anderen.