Organisatieproblemen verslinden energie en tijd. Ik zie vaak twee verschillende mechanismen in werking treden, die niet echt helpen het probleem op te lossen. Of men schuift het probleem voor zich uit, omdat niemand zich echt geroepen voelt ermee aan de slag te gaan en men er tegenop ziet om eraan te beginnen. Want waar moet je in vredesnaam beginnen, het is een complex verhaal, een bord spaghetti. Men twijfelt er aan of er wel een oplossing voor te vinden is en of die uiteindelijk wel gaat werken.

Of men gaat er wél mee aan de slag, maar grijpt te snel naar een oplossing zonder het probleem goed geanalyseerd te hebben, vanuit de gedachte “Hoe eerder van tafel, hoe beter”.  Vaak wordt dan een voor de hand liggende oplossing gekozen, maar of deze ook leidt tot het gewenste resultaat en daadwerkelijk de oplossing is voor het probleem…?? Tja, de praktijk zal het uitwijzen….

Methodieken en proces voor problemen oplossen

Ik help teams, managers en professionals in organisaties graag bij het oplossen van complexe problemen. Niet door ze voor hen op te lossen, want dat kan ik doorgaans niet. Ik beschik als externe meestal niet over de vakinhoudelijke knowhow die in de organisatie aanwezig is.

Wat ik wél in huis heb, zijn verschillende methodieken en werkwijzen om problemen aan te pakken, een behoorlijke dosis bedrijfskundige ervaring en verstand van groepsdynamiek en gedrag. Daarmee ondersteun ik het proces van problemen oplossen. Voor de rest vertrouw ik erop dat de teams, managers en professionals de inhoudelijke expertise hebben om tot een oplossing te komen. Uit ervaring weet ik inmiddels dat ik me daar geen zorgen om hoef te maken.

De Deming cirkel (PDCA-cyclus)

Een hulpmiddel dat ik vaak hierbij gebruik is de Deming cirkel, een beproefde methodiek uit de vorige eeuw. De cirkel van Deming is ontstaan door samenwerking van William Edwards Deming met Walter Andrew Shewhart, die gezien wordt als één van de grondleggers van Total Quality Management. Deming (1900- 1993) heeft de Plan-Do-Check-Act-cyclus, vaak afgekort als PDCA-cyclus, bedacht. Het is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing. De cirkel beschrijft vier stappen, Plan-Do-Check-Act, die kunnen worden toegepast op alle verbeteringen in organisaties en telkens opnieuw doorlopen kunnen worden om daarmee op een steeds hoger plan te komen ofwel continu te verbeteren:

  • PLAN: Kijk naar (analyseer) de huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast.
  • DO: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling (of pilot).
  • CHECK: Meet het resultaat van de verbetering (evalueer), vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen.
  • ACT: Stel bij aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK.

Oplossingen en verbeteringen borgen

Daarbij is de borging van de gevonden oplossing of doorgevoerde verbetering heel belangrijk. Door erover na te denken hoe de oplossing of verbetering blijvend in stand gehouden kan worden, zorg je ervoor dat er geen terugval komt en het probleem definitief wordt opgelost.

Waarom werkt de Deming cirkel zo goed?

De Deming cirkel biedt houvast om gestructureerd een probleem aan te pakken, waardoor het allemaal wat gemakkelijker en behapbaarder wordt. Dat is vaak al een stimulans voor teams, managers en professionals om in actie te komen en het probleem niet langer voor zich uit te schuiven. Maar, en dat is misschien nog veel krachtiger, het helpt teams ook om niet te snel naar een oplossing te gaan, waarmee het probleem mogelijk helemaal niet wordt opgelost.

In de analyse ligt vaak de oplossing van het probleem

We zijn van nature geneigd om zo snel mogelijk van problemen af te willen. Als coach en procesbegeleider rem ik deze neiging in dit proces doelbewust af. Ik vertraag het probleemoplossingsproces expres, omdat een gedegen analyse van het probleem essentieel is om tot een juiste, structurele oplossing te komen. Dus het is van belang om de tijd te nemen voor een grondige analyse.

Het beschikken over probleemoplossend vermogen, onlosmakelijk verbonden met het creatieve denkvermogen en innovatiekracht, staat in de top 10 van belangrijke competenties van deze eeuw. Maar het kunnen analyseren van een situatie of probleem, dat wil zeggen complexe informatie begrijpen, verbanden kunnen leggen en conclusies kunnen trekken, is een competentie die bij veel mensen niet zo goed ontwikkeld is en bovendien ook nog een lage ontwikkelbaarheid heeft. Terwijl in de analyse juist vaak de oplossing van het probleem ligt.

Diverse analyse-methodieken

Er zijn verschillende (creatieve) denktechnieken om een probleem te analysen, bijvoorbeeld het visgraatdiagram of de mindmap. Daarnaast zijn er legio meetmethodes uit de kwaliteitszorg voorhanden om analyses te maken, zoals diagrammen. Meten is immers weten.

Technieken als het visgraatdiagram of de mindmap maken niet alleen inzichtelijk welke factoren een rol spelen bij  het probleem, maar laten ook de samenhang tussen deze factoren zien. Het in kaart brengen van deze samenhang is van belang om te begrijpen welke gevolgen het veranderen van een factor heeft op andere factoren (oorzaak-gevolg denken).

Plan-fase

De Plan-fase start met een grondige analyse van het probleem en het maken van een plan van aanpak om tot een oplossing te komen. Tijdens de analyse begeleid ik vaak in het samen maken van  een visgraatdiagram of mindmap. Ik help het plan van aanpak te maken door te vragen om doelstellingen (wat wil je bereiken?) en wie, wat, waar, wanneer en hoe er in op te nemen. In de Plan-fase mogen  betrokkenen van mij niet verder gaan dan de analyse en het plan van aanpak maken en presenteren. In het plan kan bijvoorbeeld staan dat ze interviews af willen gaan nemen, maar de interviews mogen nog niet opgesteld en afgenomen worden. Dat voelt meestal heel onwennig, want vaak wil men ook al meteen aan de slag. Maar in de Plan-fase is het belangrijk om heel goed naar de analyse en het plan van aanpak te kijken met elkaar: is dit het nou, ontbreekt er nog iets aan, bereiken we met onze plannen wel het vastgestelde doel, zijn er misschien nog andere, betere opties mogelijk dan die we hebben bedacht (bijvoorbeeld in plaats van interviews afnemen)? Het kan dus zijn dat er verschillende gesprekken of bijeenkomsten nodig zijn, voordat de Plan-fase wordt afgerond en we naar de Do-fase kunnen gaan.

Do-fase

In de Do-fase wordt tot uitvoering van het plan overgegaan. Hierbij ondersteun ik als procesbegeleider. Plannen, organiseren en communiceren zijn in deze fase belangrijke competenties die niet bij iedereen altijd even goed ontwikkeld zijn. Daarin coach ik, geef advies en bied hulp en structuur.

Ook is van belang dat men steeds teruggrijpt naar de doelstellingen die in de Plan-fase zijn geformuleerd en naar het plan van aanpak. Daarmee kan voorkomen worden dat men afdwaalt van het oorspronkelijke plan en focus verliest.

Check-fase

In de Check-fase nemen we de tijd om goed te evalueren. Inhoudelijk bespreken we of het beoogde resultaat is bereikt en het probleem is opgelost. Als er wordt vastgesteld dat van het oorspronkelijke plan is afgeweken, bespreken we hoe dat komt en wat er moet gebeuren om weer in lijn met de doelstellingen en het plan te komen. Het gaat om het bewust worden van verbetermogelijkheden. 

Procesmatig bespreken we hoe de samenwerking en communicatie is verlopen, hoe het analyseren van het probleem en het maken van een plan van aanpak is ervaren, welke competenties men heeft ontwikkeld en gebruikt, welke nog (verder) ontwikkeld moeten worden, hoe de procesbegeleiding is ervaren en wat er nodig is voor het vervolg.

Ook bespreken we hoe behaalde resultaten geborgd kunnen worden, zodat er geen terugval plaatsvindt. Tenslotte bespreken we hoe we verder gaan in de volgende fase: de Act-fase.

Act-fase

Door de (leer)ervaringen en bewustwording in de vorige 3 fasen zullen de activiteiten in de Act-fase  waarschijnlijk vlotter en beter verlopen en tot een bewustere houding van continue verbetermogelijkheden leiden. Men heeft nu de (basis)kennis en -ervaring, het bewustzijn en competenties ontwikkeld om complexe problemen op te lossen. De verworven inzichten en competenties dragen bij aan de borging van het resultaat en aan het doorgaan met verbeteren en oplossen van problemen. De cirkel blijft bergopwaarts gaan.

Ook complexe problemen (leren) oplossen?

Met teams, managers en professionals die graag aan de slag willen om op deze wijze problemen in hun organisatie op te lossen, kom ik graag kennis maken en bespreken hoe ik van dienst kan zijn.

Vraag een gratis
kennismakings- en adviesgesprek aan