Eén van de moeilijkste dingen in communicatie is het geven van feedback aan elkaar. Veel mensen vinden het al ongemakkelijk om te vertellen wat ze goed vinden van iemand anders. Helemaal moeilijk is het om kritiek te geven over waar je last van hebt of wat je niet zo goed vindt van de ander. Niemand houdt van conflicten, we zijn diep van binnen bang om afgewezen te worden en we willen elkaar liever niet kwetsen.
Ook voor de ontvanger van feedback is het vaak lastig. Een compliment in ontvangst nemen en gewoon ervoor bedanken vinden de meeste mensen al moeilijk. Heel vaak worden complimenten weggewuifd of afgezwakt door de ontvanger: “Ach, het stelde niet zoveel voor hoor” of “Voor mij is dat heel normaal….” Maar kritiek krijgen vinden de meeste mensen nog moeilijker. Het is niet gemakkelijk om er voor open te staan en er echt naar te luisteren. Vaak schieten mensen in de verdediging of gaan zelfs in de aanval over: “Ja, maar jij…..”
Online psychologische testen
Feedback geven en ontvangen wordt makkelijker als je een team vraagt om van tevoren eerst één of twee psychologische tests te doen, bijvoorbeeld een competentietest, een persoonlijkheidstest of een werkwaardentest. 123test biedt 70 professionele en gevalideerde testen aan die gratis voor korte zelftests zijn, tot enkele tientjes per persoon voor uitgebreide testen. Er zijn loopbaantesten, persoonlijkheidstesten, IQ testen en studiekeuzetesten die ook door loopbaanadviseurs, psychologen en coaches worden gebruikt. Deze testen kunnen op elk moment en waar dan ook online worden gemaakt en je ontvangt direct er na online een uitgebreide, complete en transparante rapportage.
Deze testen geven je al de eerste feedback
Door deze testen te maken ontvang je al je eerste feedback, bijvoorbeeld over je persoonlijkheidskenmerken. Ze geven je zelfinzicht. De meeste mensen zullen zich herkennen in het profiel in de rapportage. Omdat je de testen kunt maken op een zelfgekozen moment en je de rapportage kunt lezen wanneer je maar wilt, krijg je alle tijd om deze feedback grondig te lezen, tot je door te laten dringen en te overdenken, volledig privé en in alle vrijheid. Je bepaalt ook zelf met wie je de rapportage wilt delen en bespreken. Deze testen bieden een goede voorbereiding op het geven van feedback aan elkaar in een team.
Uitkomsten testen met elkaar delen
Ik vraag teams om de geselecteerde testen vooraf aan een teambijeenkomst te doen. Als we in de bijeenkomst aan de slag gaan met hoe teamleden met elkaar omgaan en wat er moet gebeuren om een hechter, prettig samenwerkend team te worden, is de grootste spanning er al vanaf door de testen. Ik vraag hen of ze de uitkomst van hun test met elkaar willen delen en noteer een en ander op flip-over. Ook heb ik op flip-over een aantal vragen voorbereid die ze kunnen stellen om van elkaar te horen over hoe ze over elkaar denken.
Elkaar vragen om feedback naar aanleiding van de testen
Iedereen krijgt de gelegenheid om een aantal van deze of eigen vragen aan collega’s te stellen. Ik geef keuzevrijheid in welke vragen ze aan wie voor willen leggen. Ik zorg er ook voor dat iedereen aan bod komt en vraag waar nodig door aan de feedbackgever, zodat de feedback specifiek en herkenbaar wordt voor het team en speciaal voor de ontvanger: “Kun je een voorbeeld geven?”, “Hoe heb je dat ervaren?” “Wat voelde je erbij?”, ”Wat zou je liever willen?”, enzovoort. Aan de ontvanger vraag ik of de feedback herkenbaar is en wat hij of zij er mee zou kunnen doen.
Inzicht in sterktes en zwaktes van het team
Zo komen sterke en minder sterke kanten van teamleden aan bod, valkuilen en ergernissen worden besproken en er wordt bedacht hoe ze meer gebruik kunnen maken van elkaars kwaliteiten. Ook stellen we vast welke competenties of kwaliteiten sterk vertegenwoordigd zijn in het team en welke er ontbreken. Dat inzicht is handig als er bijvoorbeeld mensen aan het team moeten worden toegevoegd, want dan kun je mensen vragen die juist die competenties hebben die in het team ontbreken. Tenslotte is het interessant om te bespreken in welke werkomgeving of werksituatie ieder het beste tot zijn of haar recht komt. Als je dat van elkaar weet, kun je je specifiek op het creëren van die werksituaties richten, of ervoor zorgen dat teamleden specifiek in die situaties worden ingezet. Daarmee verhoog je het werkplezier.
Aandachtspunten en acties
Aan het einde van de teambijeenkomst hebben we een aantal aandachtspunten met elkaar vastgesteld voor individuele teamleden en een aantal acties voor het hele team. Na verloop van tijd evalueren we de stand van zaken; tot welke veranderingen heeft het geleid?
Ik ben benieuwd naar wat u van deze aanpak vindt. Is het ook iets voor uw team? Laat het me weten.