Ik coach regelmatig professionals die niet meer weten hoe ze alle ballen in de lucht moeten houden. De hoeveelheid werk groeit hen boven het hoofd. Ze liggen er ’s nachts wakker van, hebben last van stress, maken fouten en vergeten dingen. Soms hebben ze ook gezondheidsklachten, zoals chronische hoofdpijn of darmklachten. Thuis hebben ze last van een kort lontje. Als we niets doen is er kans op een burn-out. Uiteraard wil niemand dat ze afknappen. We moeten orde op zaken gaan stellen. Een thema dat vaak in coaching aan de orde komt: “Hoe kom ik weer in regie?”
Begin met analyse
Om weer grip op het werk te krijgen, beginnen we met analyse: wat doe je allemaal en hoe doe je dat? De professional moet weer ontdekken dat hij zelf keuzes kan maken in zijn werk. Het overkomt hem niet en het is ook geen natuurverschijnsel waarop hij geen invloed heeft. Aan het begin van het coaching traject is dat namelijk veelal hoe een overwerkte professional zijn werk ervaart. Hij (of zij) heeft het gevoel er geen invloed op te hebben en heeft geen idee waar te beginnen om dat te veranderen. Daarom starten we eerst met overzicht creëren, door te analyseren wat alle taken en activiteiten zijn die de professional op zijn bord heeft.
Overzicht in een jaarplanning
Voordat we gaan bespreken HOE iemand zijn werk doet, dat wil zeggen op welke wijze hij taken uitvoert of samenwerkt met anderen, brengen we eerst in kaart WAT hij allemaal doet. Ik vraag op grote aan elkaar geplakte flip-overvellen of een lange strook (pak)papier een jaarplanning te maken. Het papier wordt verdeeld in 12 kolommen met bovenaan elke kolom de maanden. Deze jaarplanning vullen we met alle werkzaamheden van de professional. Achter ieder onderwerp komt een schatting van het aantal benodigde werkuren om die taak uit te voeren. Ik vraag ruim in te schatten, omdat veel professionals onderschatten wat ze allemaal doen.
We beginnen met alle vakanties en vrije dagen in de planning te zetten, want dan wordt meteen zichtbaar in welke maanden van het jaar er minder werktijd beschikbaar is, zoals bijvoorbeeld in de zomermaanden en aan het einde van het jaar rond kerst.
Daarna vraag ik de grote, jaarlijks terugkerende werkzaamheden in de planning te zetten, bij de maand waarin deze werkzaamheden doorgaans worden uitgevoerd. Bij een logistieke functie is een vaste terugkerende activiteit bijvoorbeeld de voorraadtelling aan het einde van het jaar. Dit kost bijvoorbeeld een week. Bij technische functies kan het beheer van installaties zijn, met controles en vervanging van afgeschreven of defecte apparatuur. Sommige professionals hebben jaarlijks terugkerende beurzen. Ik vraag altijd flink door, zodat alle werkzaamheden in kaart worden gebracht die bij een specifieke taak horen.
Een voorbeeld: installatiebeheer
Vragen die ik bijvoorbeeld stel bij controle van installaties: Om hoeveel installaties gaat het, wat moet je voorbereiden voor de uitvoering van de controle, wie moet je informeren, wanneer doe je dat, wat komt er nog meer bij kijken?, etc. Ik vraag door over de verwerking van de testresultaten: hoe gebeurt dat, wie doet dat en hoeveel tijd kost dat? Bij de opvolging van testresultaten vraag ik naar alle activiteiten die daarbij komen kijken, zoals testresultaten bespreken met klanten, offertes aanvragen voor vervanging van apparatuur, beoordelen van offertes, externen inhuren, instrueren en controleren, etc. Alle taken die bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging komen kijken, worden in de jaarplanning verwerkt met een schatting van benodigde tijd. Op eenzelfde wijze brengen we alle andere vaste werkzaamheden van de professional in kaart.
Overleggen ook in kaart brengen
Wat nog weleens vergeten wordt, is dat er in ieders werk ook tijd wordt besteed aan overleg en besprekingen: werkoverleg, teamoverleg, projectteamoverleg, overleg met leveranciers en klanten, etc. Alle overleggen worden ook verwerkt in de jaarplanning, met geschatte uren.
Variabele werkzaamheden toevoegen
Als we alle vaste jaarlijks terugkerende werkzaamheden in kaart hebben gebracht, vraag ik op dezelfde wijze variabele werkzaamheden in te schatten en in kaart te brengen, zoals projecten, onderhoud, klantbezoeken, opleidings- en trainingsuren, facturatie, archivering, etc.
Als alle werkzaamheden zijn ingedeeld, tellen we het aantal uren per maand op. Dan kunnen we zien of het werk past binnen de beschikbare werktijd van de professional, in welke maanden nog uren over zijn en in welke maanden er sprake is van een urenoverschrijding. Ik zie vaak dat de jaarplanning al leidt tot afname van stress; er ontstaat overzicht en inzicht.
Overschrijdingen aanpakken door keuzes te maken
Als de jaarplanning helemaal is ingevuld, gaan we kijken wat er anders kan.We gaan eerst aan de slag met maanden waarin urenoverschrijdingen erg uit de pas lopen met de beschikbare werktijd van de professional. De professional leert keuzes te maken door alternatieven te bespreken bij alle activiteiten in de jaarplanning: kan het ook anders? Om dat wat te vereenvoudigen bekijken we steeds vier opties:
- Werkzaamheden verplaatsen naar een eerder of een later tijdstip, bijvoorbeeld naar een maand waarin meer ruimte zit in uren. Vertragen kan een optie zijn om meer tijd te creëren voor andere zaken. Vervroegen kan een optie zijn als bijvoorbeeld in de maand ervoor meer ruimte zit.
- Werkzaamheden schrappen (helemaal niet meer doen)
- Werkzaamheden delegeren (kan iemand anders het doen?)
- Werkzaamheden vereenvoudigen, zodat ze minder tijd kosten
Aan de hand van deze opties bespreken we wat mogelijk is en wat niet. Bij iedere optie bespreken we wat de consequenties ervan zijn, als je daarvoor kiest. Wat zijn bijvoorbeeld de gevolgen en risico’s als je een taak helemaal schrapt? Als je een taak delegeert aan iemand, wat komt daar dan bij kijken en hoeveel tijd kost het overdragen? Aan wie kun je delegeren en wat zijn de gevolgen voor die persoon? Kan die persoon het werk erbij hebben?
Het loont ook zeker de moeite om te onderzoeken of werkzaamheden vereenvoudigd kunnen worden; hetzelfde resultaat bereiken met minder handelingen. Ook onderzoeken we of werkzaamheden gestandaardiseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld steeds op dezelfde wijze projectplannen schrijven met behulp van een format, checklisten maken en gebruiken voor controles en beurzen, een handig systeem opzetten voor administratie, met je collega’s eenzelfde wijze van archivering bedenken en gebruiken, etc.
Er blijken altijd mogelijkheden om op deze wijze uren te reduceren en een andere verdeling van werk in de jaarplanning te krijgen, zodat er een betere balans ontstaat tussen benodigde en beschikbare tijd.
In gesprek met leidinggevende
Toch lukt het niet altijd om op deze manier alle urenoverschrijdingen weg te werken. Dan gaan we in gesprek met de direct leidinggevende. De jaarplanning helpt ook de leidinggevende om inzicht te krijgen in de workload van de professional. Hij kan bijvoorbeeld beslissen om extra menskracht in te zetten, in gesprekken op een hoger niveau andere keuzes maken, of samen met de professional in klantgesprekken tot andere afspraken komen.
Helpt het na verloop van tijd?
Voorlopig zijn we nog wel even bezig voordat de professional weer in balans is, maar gaandeweg krijgt hij of zij weer vat op het werk. Vaak is dit thuis ook merkbaar en verdwijnen de gezondheidsklachten. Er ontstaat weer plezier in het werk.
Heeft u professionals in uw team die hiermee ook geholpen zouden zijn of bent u zelf de grip op uw werk kwijt? Laat me weten of deze aanpak u aanspreekt.